El proceso de elección de la sede y del calendario del III Congreso Internacional SATMUS se articula a partir de una convocatoria abierta dirigida a la comunidad académica vinculada al análisis y la teoría musical, en coherencia con el espíritu participativo de la asociación. Dicha convocatoria se materializa mediante un formulario (https://forms.gle/YitZEsm2XTV54rPe9) en el que las personas interesadas pueden presentar sus propuestas hasta el 30 de junio de 2026 , garantizando así un periodo suficiente para la recepción de candidaturas diversas y representativas. En este formulario se recogen, de manera sistemática, tanto los datos identificativos de los proponentes como la descripción de una posible sede principal, una alternativa opcional y la ciudad de celebración, lo que permite estructurar la información desde el inicio y facilitar su posterior análisis.
Una vez finalizado el plazo de recepción, las propuestas son objeto de una primera revisión por parte de la secretaría de SATMUS, que verifica su adecuación a los principios fundamentales del congreso: su carácter bienal, su vocación internacional, el predominio de la lengua española como eje de comunicación y su capacidad para reunir a investigadores, docentes y estudiantes de distintos ámbitos del análisis y la teoría musical. Aquellas candidaturas que no cumplan estos requisitos básicos o que presenten información incompleta son descartadas en esta fase preliminar.
Posteriormente, las propuestas válidas se someten a un proceso de evaluación cualitativa más detallado por parte de la Junta Directiva, en el que se valoran aspectos como la capacidad organizativa del equipo local, la disponibilidad de infraestructuras adecuadas, la accesibilidad de la sede en términos nacionales e internacionales y su proyección académica e institucional. Asimismo, se tiene en cuenta la conveniencia de favorecer una cierta rotación geográfica que contribuya a la internacionalización efectiva del congreso. En caso necesario, la Junta Directiva puede solicitar información adicional a los proponentes para completar la evaluación.
Con base en este análisis, la Junta Directiva elabora una propuesta de sede principal y una sede alternativa, que es posteriormente validada mediante los mecanismos de gobernanza de la asociación, ya sea a través de una votación interna o de su ratificación por la asamblea. Una vez designada la sede, se procede a la fijación del calendario del congreso, atendiendo a su periodicidad bienal y a la compatibilidad con los calendarios académicos internacionales, así como a la disponibilidad de espacios y a la conveniencia de evitar solapamientos con otros eventos científicos relevantes del área.
Finalmente, la decisión adoptada se comunica de manera oficial a través de los canales institucionales de SATMUS, incluyendo el canal de difusión, la página web, redes sociales, redes académicas y comunicación directa con las personas participantes en la convocatoria. Paralelamente, se garantiza la conservación y archivo de todas las propuestas recibidas y de los criterios de evaluación empleados, con el fin de asegurar la transparencia del proceso y facilitar su mejora en futuras ediciones del congreso.
